Từ 1/4 Petrolimex áp dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các công ty xăng dầu thành viên trong toàn hệ thống. Nhân dịp này, TCCT có cuộc trao đổi với ông Trần Ngọc Năm, Phó tổng giám đốc Tập đoàn xung quanh nội dung này.

Ông Trần Ngọc Năm (giữa) tại Lễ Golive Hóa đơn điện tử của Petrolimex

TCCT:Thưa ông, trước hết chúc mừng PLX go-live thành công dự án hóa đơn điện tử trên toàn hệ thống từ 01.4.2018. Xin ông vui lòng cho biết dự án này có ý nghĩa như thế nào đối với PLX?

Ông Trần Ngọc Năm: Cùng với việc áp dụng thành công hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP/ERP và hệ thống quản lý kinh doanh tại cửa hàng EGAS, Hóa đơn điện tử đã được Petrolimex chú trọng và lên kế hoạch thực hiện từ tháng 7/2015 với mục tiêu ứng dụng công nghệ vào quản lý sản xuất kinh doanh và quản trị doanh nghiệp, trên cơ sở khai thác tối đa lợi thế cơ sở dự liệu đã được điện tử hóa đã triển khai thực hiện trong thời gian vừa qua.

Đến thời điểm này, hóa đơn điện tử đã được Petrolimex triển khai thí điểm thành công tại Văn phòng Tập đoàn và 03 công ty xăng dầu thành viên, nó cho thấy những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy, không chỉ giúp CBCNV đơn giản hóa việc phát hành, an toàn trong sử dụng, lưu trữ và gửi hóa đơn cho khách hàng mà còn giúp Tập đoàn tiết giảm chi phí đáng kể trong việc in ấn, bảo quản. Đặc biệt hóa đơn điện tử còn đảm bảo tính công khai, minh bạch về thông tin; giúp cho cơ quan quản lý Nhà nước thuận tiện trong việc tra cứu thông tin để kiểm soát.

Sự kiện 01/4 sắp tới, chúng tôi tự hào và, một lần nữa, khẳng định vị thế tiên phong của Petrolimex trong việc ứng dụng thành tựu của cuộc cách mạng công nghệ 4.0

TCCT: Vậy còn đối với nhà nước và khách hàng thì ý nghĩa và lợi ích cụ thể của HĐĐT là gì?

Ông Trần Ngọc Năm: Hóa đơn điện tử đã được Chính phủ khuyến khích sử dụng từ năm 2010 theo nội dung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và đến năm 2011 đã được Bộ Tài chính quy định chi tiết bằng Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011. Với việc áp dụng Hóa đơn điện tử, Tập đoàn tiếp tục tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với chủ trương của Nhà nước.

Đối với khách hàng, Petrolimex luôn hướng tới mục tiêucung cấp những sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt nhất, hóa đơn điện tử sẽ giúp khách hàng Tiết kiệm thời gian chờ đợi để lấy được hóa đơn; Dễ dàng trong việc tra cứu trên website của Petrolimex và An toàn trong việc lưu trữ.

Một buổi tập huấn hóa đơn điện tử tại PLX Hà Giang

TCCT: Khách hàng sẽ tra cứu, sử dụng HĐĐT này như thế nào trong việc lập báo cáo tài chính doanh nghiệp cũng như xuất trình cho các cơ quan quản lý nhà nước, ví như cơ quan thuế chẳng hạn?

Ông Trần Ngọc Năm: Khách hàng cũng như Petrolimex hiểu rất rõ vai trò của hóa đơn trong hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình với mặt hàng đặc thù như xăng dầu. Nắm bắt nhu cầu này, cùng với các đề xuất của đơn vị cung cấp giải pháp là liên danh VNPT-Vinaphone-Dakta, chúng tôi đã thiết kế các chức năng giúp khách hàng tìm kiếm hóa đơn dễ dàng nhất.

Với mỗi lần phát hành hóa đơn, khách hàng sẽ được nhận “Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử” hoặc nhận được email “thông báo phát hành hóa đơn” với nội dung cung cấp cho khách hàng 01 mã tra cứu và địa chỉ website tìm kiếm hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, với những khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn nhiều, chúng tôi sẽ cung cấp cho khách hàng 01 tài khoản giúp khách hàng quản lý hóa đơn thuận tiện nhất.

TCCT: Khi áp dụng HĐĐT thì xăng dầu trong quá trình di chuyển thì lấy gì làm bằng chứng là hàng đang vận chuyển là hợp pháp, có nguồn gốc chứ không phải là hàng lậu?

Ông Trần Ngọc Năm: Tính minh bạch trong kinh doanh, đặc biệt trong quá trình vận chuyển, là điều chú trọng hàng đầu của Petrolimex. Hóa đơn điện tử sẽ giúp Tập đoàn giảm rủi ro bị làm giả hóa đơn, giả mạo nguồn hàng hợp pháp. Việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông đã được Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể tại điều 12 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, theo đó, trong trường hợp khách hàng có yêu cầu, Petrolimex sẽ sử dụng “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” có hình thức theo đúng quy định của pháp luật, trên hóa đơn chuyển đổi đã có nội dung “mã tra cứu” để khách hàng, cơ quan chức năng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn được lưu trữ bằng phương pháp điện tử.

TCCT: PLX luôn tiên phong trong lĩnh vực ứng dụng CNTT vào SX-KD và quản trị doanh nghiệp. Vậy, sau HĐĐT các ông còn dự án gì trong lĩnh vực này không?

Ông Trần Ngọc Năm: Bên cạnh hóa đơn điện tử, Petrolimex đang tiến hành song song các kế hoạch áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật nhằm mục tiêu không chỉ cải thiện phương thức sản xuất kinh doanh, quản trị doanh nghiệp mà còn hướng tới tăng chất lượng sản phẩm, cung cấp những hàng hóa, dịch vụ tốt nhất cho thị trường và người tiêu dùng.

Trong đó có thể kể đến việc tiếp tục nghiên cứu và triển khai các modul còn lại của giải pháp quản trị nguồn nhân lực ERP_SAP, ứng dụng hệ thống tự động hóa trong giao nhận xăng dầu tại các kho/tổng kho xăng dầu của Petrolimex, quản lý và điều độ vận tải xăng dầu đường bộ tập trung…Những dự án sắp triển khai sẽ được Petrolimex công bố rộng rãi, hy vọng chúng tôi sẽ tiếp tục nhận được sự ủng hộ từ khách hàng.

TCCT: Khi còn sử dụng hóa đơn giấy truyền thống tự in thì mỗi năm PLX chi phí khoảng bao nhiêu tiền cho việc in ấn này - số tiền này có được hiểu là tiết kiệm được khi áp dụng HĐĐT hay không?

Ông Trần Ngọc Năm: Với quy mô kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ trên địa bàn rộng khắp cả nước, ước tích số lượng hóa đơn của Petrolimex phát hành một năm hơn 20 triệu hóa đơn, đi cùng với đó là chi phí in phôi lên đến hàng chục tỷ đồng. Khi áp dụng hóa đơn điện tử, hiệu quả về mặt tài chính không chỉ dừng lại ở con số trên.

Cụ thể, chúng tôi đã tiết kiệm được phần lớn chi phí đầu tư, vận hành thiết bị in ấn; chi phí gửi hóa đơn cho khách hàng; chi phí lưu trữ; giảm các rủi ro hỏng rách, mất hóa đơn. Đặc biệt, CBCNV thao tác phát hành rất dễ dàng, tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng, từ đó dành thêm quỹ thời gian cho việc chỉnh trang cơ sở vật chất, quan tâm hơn đến các nhu cầu khác của khách hàng. Hiệu quả đối với cả khách hàng và Petrolimex là điều chúng tôi vô cùng tâm đắc khi triển khai hóa đơn điện tử.

TCCT: Bên cạnh việc phát hành TCBC, các ông có ban hành văn bản gửi các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan và thư ngỏ gửi khách hàng kèm theo hướng dẫn quy trình sử dụng HĐĐT hay không?

Ông Trần Ngọc Năm: Việc áp dụng hóa đơn điện tử tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam tuân thủ theo quy định của Bộ Tài chính tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Theo đó, Văn phòng Tập đoàn và 43 Công ty thành viên đã hoàn thành việc nộp Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử; Thông báo phát hành hóa đơn; Hóa đơn mẫu với Cơ quan chức năng và đều nhận được sự chấp thuận áp dụng từ 01/4.

Đối với Khách hàng, bên cạnh phát hành Thông cáo báo chí được đăng tải trên Website chính thức của Tập đoàn, chúng tôi đã có nhiều cách thức thông báo và hướng dẫn khách hàng tra cứu hóa đơn điện tử. Cụ thể, đối với từng Công ty, chúng tôi yêu cầu CBCNV truyền thông đến từng khách hàng, treo băng rôn có nội dung thông điệp về hóa đơn điện tử trên tất cả các cửa hàng, tổ chức Lễ Golive áp dụng hóa đơn điện tử, thành lập đường dây nóng và đội hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng 24/24h, thiết kế Cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử với giao diện phù hợp và có thư mục hướng dẫn thao tác khách hàng để khai thác toàn bộ chức năng.

Với sự chuẩn bị cẩn thận và kỹ lưỡng từ cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin đến đào tạo nghiệp vụ từng CBCNV bán hàng, chúng tôi tự tin rằng việc triển khai hóa đơn điện tử sẽ diễn ra thành công từ ngày 01/4/2018.

TCCT: Trân trọng cảm ơn ông về cuộc trao đổi này.